POLITIQUE DE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES DES CANDIDATS

Date de publication : Août 2026

La présente politique de confidentialité couvre l’utilisation par le Groupe Ritz (tel que défini ci-dessous) des Données Personnelles (telles que définies à l’article 2 ci-dessous) des candidats (la « Politique »).

Vous lisez cette Politique car vous allez postuler ou avez déjà postulé auprès de l’une des entités du Groupe Ritz. Celle-ci vous indique comment et pourquoi vos Données Personnelles seront utilisées dans le cadre des processus de recrutement.

Pour les besoins des présentes, les termes « Groupe Ritz » désigne les sociétés :

- Ritz Paris Le Comptoir (« RPLC »)[1],

- Ritz Enterprise SA (« RESA »)[2],

- Ritz Group Services (« RGS »)[3].

Si vous postulez auprès de l’Hôtel Ritz Paris (The Ritz Hotel, Limited (« TRHL »)), vous n’êtes pas concernés par l’application de la Politique.

Les entités du Groupe Ritz vous garantissent, en qualité de responsables de traitement autonomes ou conjoints, la protection et la sécurité de vos Données Personnelles.

1. Les engagements du Groupe Ritz en matière de protection des Données Personnelles

Le Groupe Ritz s’engage à déployer ses meilleurs efforts pour garantir la protection et la sécurité de vos Données Personnelles conformément à la législation sur la protection des données en vigueur, en ce compris le Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 (le « RGPD ») et les lois localement applicables à chacune des entités du Groupe Ritz, notamment :

- pour la France la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés dite « Informatique et Libertés » et,

- pour la Suisse, la Loi fédérale sur la protection des données (la « LPD ») du 25 septembre 2020 (État le 1er septembre 2023)

(avec le RGPD, les « Lois sur la Protection des Données »).

2. Modalités de collecte des Données Personnelles

Les données à caractère personnel (les « Données Personnelles ») sont définies par l’article 4 du RGPD comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ».

Est réputée être une personne physique identifiable « une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ».

Dans le cadre de ses procédures processus de recrutement, le Groupe Ritz recueille des Données Personnelles par différents moyens :

- soit directement auprès de vous : lorsque vous postulez via un site d’annonces d’emploi en communiquant vos informations (celles figurant dans votre curriculum vitae et votre lettre de motivation), lorsque vous contactez le Group Ritz, notamment par courrier électronique ou par courrier postal, ou lors d’un entretien, de son organisation et de son suivi ;

- soit indirectement : au travers de sites de recrutement, d’agences de recrutement, d’agences d’intérim, de réseaux sociaux, de personnes vous ayant référencées, ou encore de sources ouvertes au public comme LinkedIn, France Travail et tout autre site d’annonces d’emploi.

Dans le cadre des activités de recrutement, Groupe Ritz peut identifier des profils sur des réseaux sociaux professionnels et plateformes spécialisées (telles que LinkedIn, HelloWork, Indeed, Google Jobs, Glassdoor, Jooble ou services équivalents) lorsque ces profils paraissent correspondre à des opportunités actuelles ou à venir au sein du Groupe Ritz.

Les informations accessibles sur ces plateformes ne sont alors utilisées qu’aux fins de prise de contact initiale. Toute conservation de vos Données Personnelles au-delà de ce premier contact, toute évaluation approfondie de votre profil en dehors d’une candidature que vous déposeriez vous-même, ainsi que toute inclusion dans la CVthèque du Groupe Ritz, sont subordonnées à votre consentement, recueilli via Teamtailor, l’outil de gestion du recrutement et de CVthèque (ATS). Vous disposez d’un délai de 30 jours pour exprimer votre choix d’autoriser ou non la conservation de vos Données Personnelles. A défaut de réponse dans ce délai, ces données pour la prise de contact seront supprimées dans le délai maximum d’un mois.

Lorsque vous fournissez volontairement des Données Personnelles vous concernant, vous vous engagez à communiquer des informations exactes et ne portant pas préjudice aux intérêts ou aux droits des tiers.

Par ailleurs, le Groupe Ritz collecte des Données Personnelles vous concernant auprès de tiers, dans la stricte mesure autorisée par la loi, via par exemple une agence de recrutement ou lorsqu’un employé du Groupe Ritz ou de TRHL transfère au Groupe Ritz votre candidature.

Dans ce cas, le Groupe Ritz vous contacte afin de confirmer votre intérêt pour le poste concerné ou pour d’éventuelles opportunités au sein du Groupe Ritz.

Vos Données Personnelles sont alors intégrées dans l’outil de gestion de recrutement (Teamtailor) et traitées selon les mêmes modalités que si vous aviez postulé directement.

Si vous ne confirmez pas votre intérêt ou refusez le traitement de vos Données Personnelles, celles-ci sont supprimées dans un délai maximal d’un mois à compter du premier contact avec le Groupe Ritz, sans qu’aucun autre traitement ne soit effectué.

3. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des Données Personnelles sera l'entité du Groupe Ritz qui recrute ou qui a l'intention de conclure un contrat de travail avec vous.

Ainsi, en fonction de l’entité du Groupe Ritz à laquelle vous avez adressé votre candidature, il s’agira de RPLC, RESA ou RGS.

Si votre candidature paraît pertinente pour un poste ouvert au sein d’une autre entité du Groupe Ritz, Groupe Ritz pourra partager ces ou au sein de TRHL, vos Données Personnelles pourront être partagées avec elle après vous en avoir informé.

Dans le cadre de la gestion du recrutement, les entités du Groupe Ritz peuvent être amenées à partager des Données Personnelles des candidats lorsqu’elles agissent en support les unes des autres. Elles interviennent alors en qualité de sous-traitantes, dans le respect des obligations contractuelles et des mesures de sécurité appropriées garantissant la protection des Données Personnelles.

4. Données Personnelles collectées

Pour répondre à ces finalités, seules des informations personnelles strictement nécessaires à l’appréciation de votre capacité à occuper l’emploi proposé ou à la mesure de vos aptitudes professionnelles vous seront demandées pendant la phase de sélection.

À cette fin, le Groupe Ritz pourra collecter les données suivantes :

- Données d’identification personnelle (civilité, prénom, nom, nationalité, adresse électronique personnelle, adresse postale, téléphone) ;

- Données d’identification personnelle (notamment civilité, prénom, nom, nationalité) ;

- Coordonnées (notamment adresse électronique personnelle, adresse postale, numéro de téléphone)

- Données professionnelles relatives aux diplômes ou certifications que vous avez obtenus, à vos expériences professionnelles, à vos compétences et aptitudes professionnelles en lien avec le poste proposé.

Le Groupe Ritz traitera également toute donnée que vous auriez pu lui transmettre de votre propre initiative.

Le défaut de fourniture de vos Données Personnelles rendra impossible votre participation au processus de recrutement du Groupe Ritz.

Exceptionnellement, le Groupe Ritz pourra collecter des catégories particulières de données personnelles (dites « sensibles ») au titre de la législation en vigueur uniquement lorsqu’elles sont strictement nécessaires au recrutement sur le poste concerné.

Dans le cas où votre candidature serait retenue pour la conclusion d’un contrat, le Groupe Ritz vous demandera des informations et justificatifs nécessaires à l’accomplissement des formalités obligatoires. La transmission de ces informations conditionne la conclusion du contrat de travail pour les candidats retenus.

En outre, la communication de certaines catégories d’information et justificatifs (état civil, domicile, numéro d’immatriculation à la sécurité sociale, régularité de séjour, etc.) a un caractère réglementaire pour les candidatures retenues. En conséquence, la non-fourniture de ces Données rendra impossible la conclusion du contrat de travail.

5. Utilisation de vos Données Personnelles - Finalités et bases légales de la collecte

Le traitement mis en œuvre par le service des ressources humaines du Groupe Ritz a pour finalités de :

- Gérer le processus de recrutement et notamment communiquer avec vous à propos du processus de recrutement, apprécier votre capacité à occuper l’emploi proposé et mesurer vos aptitudes professionnelles. Le traitement de vos Données Personnelles est fondé sur votre consentement, autrement dit votre souhait de candidater à un poste ouvert par Groupe Ritz, ou fondé sur un intérêt légitime, par exemple celui d’apprécier votre capacité à occuper l’emploi proposé et mesurer vos aptitudes professionnelles ;

- Accomplir des formalités obligatoires : dans ce cas, le traitement de vos Données Personnelles est nécessaire pour respecter les obligations légales du Groupe Ritz (par exemple, pour respecter les obligations en matière de santé et de sécurité ou vérifier l’existence d’une autorisation de travail d’un candidat étranger) ; et

- Alimenter le dossier administratif des candidats retenus : dans ce cas, le traitement de vos Données Personnelles est nécessaire pour prendre des mesures préalables à la conclusion de votre contrat de travail, ou de tout autre accord similaire avec Groupe Ritz, incluant notamment toutes les mesures précontractuelles prises à votre demande.

Si vous en êtes d’accord, les informations fournies pourront être conservées par le Groupe Ritz afin de vous recontacter si une offre d’emploi pourrait correspondre à votre profil (CVthèque). Le traitement sera alors fondé sur votre consentement.

Lorsque votre profil a été identifié sur une plateforme spécialisée sans candidature déposée de votre part, la prise de contact peut reposer sur l’intérêt légitime du Groupe Ritz à identifier des talents. En revanche, la conservation de vos Données Personnelles dans Teamtailor et, le cas échéant, leur utilisation pour de futures opportunités (CVthèque) reposent sur votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.

Si le Groupe Ritz doit utiliser vos Données Personnelles pour une raison autre que celles évoquées ci-dessus, vous en serez préalablement informé et la base légale applicable à ce traitement vous sera précisée.

6. Utilisation et transmission des Données Personnelles

6.1. Durée de conservation des Données Personnelles

Les Données Personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire à l’aboutissement du processus de recrutement. Celles concernant les candidats retenus seront intégrées dans leur dossier administratif et seront archivées pendant la durée de conservation applicable à celui-ci, soit jusqu’à cinq (5) ans après la fin de la relation de travail.

A l’issue du processus de recrutement, les Données Personnelles des candidats non-retenus seront conservées trois (3) mois afin que ces derniers puissent obtenir des explications sur les raisons ayant conduit à cette décision.

Les Données Personnelles des candidats pourront être conservées en base d’archivage intermédiaire à des fins probatoires afin de se prémunir notamment contre d’éventuelles actions pour discrimination, pour une durée de cinq (5) ans à compter de la clôture du processus de recrutement.

Après avoir recueilli, le cas échéant, leur consentement, les Données Personnelles des candidats non-retenus pour le contrat de travail, seront conservées exclusivement en vue d’alimenter une CVthèque et de leur proposer, le cas échéant, de nouvelles offres d’emploi, pendant une période de deux (2) ans à compter du dernier contact avec le candidat.

A l’issue de la période de deux ans, Groupe Ritz vous sollicitera pour renouveler votre consentement afin de rester dans la CVthèque. En l’absence de réponse dans un délai de 30 jours, vos Données Personnelles seront supprimées dans un délai maximum d’un mois.

6.2. Destinataires de vos Données Personnelles

Les destinataires de vos Données Personnelles sont :

- Les salariés de l’entité du Groupe Ritz ayant besoin d’accéder à vos Données Personnelles et autorisés à les traiter pour les finalités susmentionnées et qui s’engagent à en respecter la confidentialité (par exemple le service RH et le responsable du service de l’entité concernée par le recrutement) ;

- Les autres entités du Groupe Ritz susceptibles d’intervenir dans le processus de recrutement ou d’apporter leur support aux autres entités du Groupe, notamment RPLC qui assure certaines fonctions de support RH. Dans le cadre de la gestion d’un éventuel litige lié au recrutement, RGS, qui apporte un support juridique aux autres entités du Groupe Ritz, pourra également accéder à vos Données Personnelles à ce titre. Enfin, vos Données Personnelles pourront être transférées à une autre entité du Groupe Ritz ou à TRHL si votre profil devait correspondre à sa recherche ;

- Les tiers agissant pour le compte du Groupe Ritz ou de l’entité concernée, selon instructions préalables énoncées dans un contrat contraignant et conforme aux exigences des Lois sur la Protection des Données et notamment, sans que cette liste ne soit limitative :

o Fed Legal (agence de recrutement),

o Staffmatch (agence d’intérim),

o LinkedIn (solution de recrutement en ligne),

o Teamtailor (plateforme ATS utilisée pour la gestion du recrutement et la CVthèque).

- Les autorités et/ou organismes compétents devant être informés de votre embauche (notamment assurance-chômage, assurance-maladie, retraite, mutuelle) ou à des tiers, selon les obligations légales ou dans le cadre d’une procédure judiciaire.

Lorsque le Groupe Ritz communique vos Données Personnelles à des tiers agissant en qualité de sous-traitants (au sens du RGPD), celui-ci prend les mesures adéquates et nécessaires pour veiller à ce que ses sous-traitants traitent vos Données Personnelles conformément aux Lois sur la Protection des Données.

6.3. Destinataires hors de l’Espace Economique Européen

Vos Données Personnelles sont hébergées sur des serveurs situés dans l’Espace Économique Européen (« EEE »).

Vos Données Personnelles peuvent être traitées en dehors de l’EEE, y compris via un accès à distance, notamment en cas de transfert de données à RESA, situé à Genève, en Suisse, lorsqu’un tel transfert est nécessaire.

Le Groupe Ritz s’engage à ne réaliser aucun transfert de ces données hors de l’EEE sans mettre en œuvre les garanties appropriées requises par les Lois sur la Protection des Données, notamment par l’utilisation de décisions d’adéquation rendues par la Commission Européenne, de Clauses Contractuelles Types (« CCT ») ou par l’adoption de mesures supplémentaires afin d’assurer la protection et la confidentialité de vos Données Personnelles.

Vous pouvez obtenir plus d’informations sur les transferts et les garanties mises en œuvre à cet égard, ainsi qu’obtenir une copie des CCT ou des autres garanties mises en œuvre dans le cadre des transferts en contactant le Groupe Ritz par courriel aux adresses postales indiquées en introduction de ce document, ou par email à l’adresse dpo@ritz.com.

7. Protection de vos Données Personnelles : sécurité et confidentialité

Votre dossier de candidature et vos Données Personnelles sont traités de manière confidentielle et ne seront accessibles qu’en cas de nécessité, uniquement par les personnes visées à l’article 6.2. « Destinataires de vos Données Personnelles » de la Politique.

Le Groupe Ritz met en œuvre des mesures de sécurité organisationnelles et techniques (logicielles et physiques) afin de protéger vos Données Personnelles contre les altérations, destructions et accès non autorisés.

En particulier, le Groupe Ritz applique ces mesures pour assurer la protection de vos Données Personnelles, tant lors de leur conservation que de leur éventuelle transmission, afin de prévenir tout accès non autorisé par des tiers et de réduire le risque de perte accidentelle.

Le Groupe Ritz a également mis en place des procédures pour traiter toute atteinte éventuelle à la sécurité des Données Personnelles. Vous en serez avisé, ainsi que toute autorité de contrôle compétente, en cas d’atteinte présumée à la sécurité des Données Personnelles lorsque les Lois sur la Protection des Données imposent de le faire.

8. Droits des personnes sur les Données Personnelles collectées

Conformément aux Lois sur la Protection des Données, vous disposez de plusieurs droits concernant vos Données Personnelles, dont vous trouverez un résumé ci-après :

- Droit à l’information (articles 13 et 14 du RGPD) : vous avez le droit de recevoir des informations claires, transparentes et facilement compréhensibles sur l’utilisation de vos Données Personnelles et sur l’exercice de vos droits ;

- Droit d’accès (article 15 du RGPD) : vous avez le droit d’obtenir une copie de vos Données Personnelles traitées et d’autres informations sur la manière dont Groupe Ritz les utilisent (similaires à celles fournies dans la Politique) ;

- Droit de rectification (article 16 du RGPD) : vous pouvez demander la rectification de vos Données Personnelles si celles-ci sont inexactes ou incomplètes ;

- Droit d’effacement (article 17 du RGPD) : vous pouvez demander la suppression de vos Données Personnelles, dans certaines situations. Le droit à l’effacement (ou le « droit à l’oubli »), n’est pas absolu et est soumis à des conditions particulières. Le Groupe Ritz est susceptible de conserver vos Données Personnelles dans les limites autorisées par les Lois sur la protection des Données, notamment lorsque leur traitement demeure nécessaire pour le respect d’une obligation légale à laquelle Groupe Ritz est soumis pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ;

- Droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos Données Personnelles, dans certaines circonstances, notamment si vous contestez leur exactitude. La limitation consiste à demander la suspension temporaire de l’utilisation de vos Données Personnelles, par exemple si vous voulez faire établir leur exactitude ou la raison de leur traitement.

- Droit à la portabilité (article 20 du RGPD) : vous avez le droit de demander à recevoir les Données Personnelles que vous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de transmettre ces données à un tiers, si ces données font l’objet d’un traitement automatisé ou si le traitement est fondé sur la base légale du consentement ou de l’exécution du contrat. ;

- Droit d’opposition (article 21 du RGPD) : vous pouvez vous opposer à ce que soient traitées vos Données Personnelles à tout moment pendant le traitement si celui-ci est fondé sur la base légale de l’intérêt légitime ;

- Droit de définir des directives quant au sort de vos Données Personnelles après votre décès (article 85 de la Loi Informatiques et Libertés) : vous pouvez donner des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos Données Personnelles après votre décès.

Lorsque le traitement de vos Données Personnelles est basé sur votre consentement, vous pouvez à tout moment décider de le retirer. Si votre consentement est retiré, cela n’affectera pas les traitements de vos Données Personnelles fondés sur d’autres bases juridiques, conformément aux Lois sur la protection des Données.

Pour toute question relative à la protection de vos Données Personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter l’équipe en charge de la protection des données personnelles du Groupe Ritz à l’adresse suivante :

dpo@ritz.com

ou

Groupe Ritz

Équipe en charge de la protection des données personnelles

3 rue La Boétie,75008 Paris, France

L’exercice de l’un des droits mentionnés ci-dessus nécessite que vous précisiez le droit que vous souhaitez exercer. Il pourra également vous être demandé de fournir certaines informations complémentaires (par exemple, une copie d’une pièce d’identité en cours de validité, telle qu’une carte d’identité ou un passeport) afin de permettre de vérifier votre identité. Cette démarche vise à garantir un traitement sécurisé de votre demande et à vous protéger contre toute tentative frauduleuse effectuée par des tiers.

En cas de difficultés, vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de protection des données, soit :

- Pour les candidats ayant postulé auprès de RESA : le Préposé Fédéral à la Protection des Données et de la Transparence (PFPDT), situé Feldeggweg 1, 3003 Berne, Suisse ;

- Pour les candidats ayant postulé auprès d’une autre entité du Groupe Ritz : la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), située 3 Place de Fontenoy TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, France). Vous trouverez plus d’informations sur www.cnil.fr.

9. Mise à jour de la Politique

Le Groupe Ritz se réserve le droit de modifier et mettre à jour la Politique à tout moment. Lorsque des changements sont effectués, ceux-ci entrent en vigueur à la date de mise à jour modifiée et indiquée au début de la Politique. Il est conseillé de consulter la Politique régulièrement.

Si Groupe Ritz souhaite utiliser vos Données Personnelles d'une manière différente de celle stipulée dans la Politique applicable au moment de la collecte de ces Données Personnelles ou si la présente Politique est modifiée de manière substantielle, vous en serez informé.